Tra le definizioni importanti per l’attività di host è sicuramente lo strumento conosciuto come PMS, ovvero Property Management System. Il PMS potrebbe definirsi non come uno strumento importante, bensì come lo strumento fondamentale per chi gestisce più di una struttura o una struttura con più camere.
Il Property Mangement System è un software che racchiude tutte le funzioni principali utili alla gestione su tutti gli aspetti più importanti.
è utile a gestire le diverse operazioni dalle procedure di check in, alla gestione delle camere o degli appartamenti attraverso la visualizzazione su planning.
Il software gestionale permette inoltre di avere sotto controllo le azioni dell’housekeeping e della manutenzione. Continuare ad elencare le funzionalità dei PMS è poi relativo a ciascuna tipologia, soprattutto se distinguiamo i vecchi da quelli più recenti.
Differenze tra PMS tradizionali e nuovi software
Una caratteristica fondamentale che ha differenziato i primi software da quelli diffusi negli ultimi anni è sicuramente la possibilità di lavorare in cloud, senza quindi dover installare programmi su pc. Il vantaggio dei software in cloud è quello di poter operare semplicemente attraverso una connessione alla rete accedendo con le proprie credenziali.
Grazie a questa novità, i PMS ultimamente hanno introdotto anche delle versioni in app scaricabili e fruibili dal personale che opera in struttura (pulizia, manutenzione, ristorante). In questo modo ciascun operatore ha modo di aggiornare in tempo reale le operazioni completate visibili anche dagli operatori del ricevimento o dai gestori.
I nuovi PMS si sono evoluti integrando ulteriori funzioni come la possibilità di registrare i dati degli ospiti e trasmetterli direttamente al portale alloggiati. Al giorno d’oggi si possono svolgere anche azioni di pagamento, fattura, calcolo della tassa di soggiorno e altre funzioni legate al settore contabilità in cui vengono registrati report statistici dai quali è possibile fare previsioni future di mercato.
Come scegliere un PMS?
Scegliere il PMS adeguato per la propria struttura richiede un lavoro di ricerca o di consulenza mirata ad individuare il software che soddisfa le esigenze della gestione. Inoltre il PMS prevede anche l’utilizzo di un channel manager e di un booking engine, gli strumenti per la vendita online (channel manager collegato a OTA) o prenotazioni dirette (dal sito della struttura attraverso booking engine).
Al giorno d’oggi i software sono spesso versatili e fruibili da strutture di vario genere (b&b, case vacanze, piccoli alberghi). Ciascuna struttura può scegliere il gestionale in base alle funzioni, ai costi, ma, soprattutto in base alle esperienze di assistenza. La presenza di uno staff facilmente reperibile è utile alla formazione del personale ma, soprattutto alla risoluzione di problemi o dubbi. L’assistenza è fondamentale per affrontare difficoltà e criticità che non sono sempre riscontrabili durante l’utilizzo della versione demo.
Funzioni:
secondo questo criterio consiglio di orientarsi per lo più verso software italiani che molto probabilmente integrano anche soluzioni comode e veloci che permettono di assolvere agli obblighi della normativa nazionale come invio schedine alloggiati e report istat.
Costi:
i gestionali hanno dei costi mensili, annuali, o comunque diversificati in base ai pacchetti scelti.
